Artykuł sponsorowany
Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za treść artykułu i osobiste poglądy autora.
Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia rejestru czasu pracy swojego personelu – niezależnie od jego liczebności. Jak ułatwić sobie to zadanie i upewnić się, że wszystko odbywa się zgodnie z przepisami? Sprawdź, jak działają systemy rejestracji czasu pracy!
Inwestycja w system rejestracji czasu pracy (RCP) może przynieść Twojej firmie wiele korzyści. Przede wszystkim automatyzuje on procesy rozliczania czasu pracy – nawet w przypadku skomplikowanych systemów zmianowych czy nadgodzin. To znacznie usprawnia pracę działu kadr i płac.
System RCP pomaga też kontrolować wejścia, wyjścia i nieobecności pracowników. Co więcej, monitoruje obecność gości i generuje raporty, a co za tym idzie – zapewnia stałą kontrolę nad sytuacją w firmie.
Karty zbliżeniowe to najczęściej spotykane rejestratory czasu pracy. Działają na zasadzie „odbijania się”. Na czym to polega? Pracownik przykłada kartę z unikalnym identyfikatorem do czytnika, który odczytuje dane i rejestruje czas przybycia lub wyjścia pracownika.
Największą zaletą tej metody jest fakt, że stosunkowo łatwo ją wdrożyć. Personel nie musi wprowadzać żadnych danych, a jedynie zbliżyć kartę do terminala. To eliminuje sytuacje, w których pracownik nie może zarejestrować swojego czasu pracy, bo – na przykład – zapomniał PIN-u.
Jednak kartę można zgubić lub może ona zostać skradziona. Ponadto może „zachęcać” do nadużyć, tj. odbijania karty przez innego pracownika. Co więcej, wdrożenie tego systemu wiąże się z kosztem zakupu i dystrybucji kart dla wszystkich pracowników.
Kody PIN to tańsza opcja, która nie wymaga zakupu dodatkowego sprzętu – wystarczy terminal i aplikacja do rejestracji czasu. Sama weryfikacja trwa bardzo krótko, więc nie trzeba obawiać się „przestojów” w przypadku sporej liczby zatrudnionych pracowników, którzy rozpoczynają pracę o tej samej godzinie.
Jak to działa? Pracownicy wprowadzają ustalony kod, aby zarejestrować czas przybycia lub wyjścia. To proste, wygodne i dość tanie rozwiązanie. Problemy zaczynają się, gdy pracownik zapomni kodu lub odgadnie go ktoś, kto nie powinien go znać. W tym przypadku łatwiej także o nadużycia związane z podszywaniem się.
W tym przypadku pracownicy logują się do systemu uwierzytelniania, aby zarejestrować swój czas pracy. Nie wymaga to dodatkowego sprzętu ani kart. Jego dodatkową zaletą jest możliwość logowania się z dowolnego miejsca, co stanowi ułatwienie w przypadku np. pracy zdalnej.
Jednak proces logowania może być czasochłonny, jeśli za każdym razem wymaga wprowadzania danych. Istnieje też ryzyko nadużyć lub przestojów wynikających z problemów technicznych. Co więcej, nie jest to także metoda odpowiednia dla firm, które np. zatrudniają zarówno pracowników biurowych, jak i fizycznych.
NFC (Near Field Communication) pozwala rejestrować czas poprzez przyłożenie do czytnika urządzenia takiego jak smartfon. Ta metoda jest nie tylko wygodna, ale też bezpieczna – sygnał NFC ma bardzo krótki zasięg i trudno go sfałszować.
Jednak wymaga to, aby pracownicy dysponowali urządzeniami z obsługą NFC, co nie zawsze jest oczywiste – nawet nie wszystkie smartfony mają dostęp do tej funkcji. Nie obejdzie się też bez inwestycji w infrastrukturę czytników NFC.
Chcesz wprowadzić system RCP w swoim zakładzie pracy? Skontaktuj się ze specjalistami, a pomogą Ci wybrać rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojej firmy.
