Ustalenie priorytetów działań jest niezbędne do optymalizacji pracy własnej. Czym jest matryca Eisenhowera? Dlaczego tak ważna jest przy ustaleniu priorytetów?
Bardzo znane jest stwierdzenie wypowiedziane przez Dwighta Eisenhowera: „To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”. Stwierdzenie to obecnie stanowi podstawę koncepcji zarządzania czasem. Analiza i ocena potrzebnych działań znacząco wpływa na efektywność zarządzania czasem i produktywność. Dzięki temu można podejmować bardziej świadome decyzje, które pomogą w optymalizacji własnej pracy.
Stosowanie matrycy w praktyce sprawdzi się zwłaszcza u osób, które cierpią na brak czasu. Matryca pomocna jest również do podziału zadań na pilne i mniej pilne, dzięki czemu można bez problemu wykonać wszystkie zadania (nawet jeśli jest ich bardzo dużo).
W czasie planowania swojej pracy należy skupić się na wszystkich czterech ćwiartkach matrycy, nie tylko na jednej. Dzięki temu można zwiększyć efektywność swojej pracy.
Wiele osób nadużywa tej ćwiartki i nadaje wszystkim swoim sprawom tryb pilny. Takie osoby są ciągle zajęte i nie mają czasu nawet na najmniejsze przyjemności. Przebywanie tylko w tej ćwiartce może doprowadzić do frustracji z powodu ciągłego braku czasu i niewykonanych zadań. W dłuższej perspektywie może spowodować wypalenie zawodowe i przemęczenie.
Stosowanie drugiej ćwiartki jest bardzo ważne dla skutecznego zarządzania własnym czasem. Osoby, które skupiają się na ważnych sprawach, potrafią dużo lepiej zaplanować swój czas, a tym samym efektywniej wykonać wszystkie powierzone zadania. Nie da się wyeliminować spraw pilnych, lecz nadając im inny priorytet, można skupić się na ważnych sprawach i wykonać wszystkie powierzone zadania.
Osoby, które przebywają w tej ćwiartce, są spełnione i zadowolone z efektów swojej pracy. Dlatego są bardziej zrelaksowane niż te przebywające w pierwszej ćwiartce.
Bardzo wiele osób znajdujących się w tej ćwiartce uważa, że znajdują się w tej pierwszej. Takim osobom wydaje się, że zajmują się pilnymi sprawami, a bardzo często zajmują się pilnymi zadaniami innych osób. Bardzo często takie osoby wykonują zadania za innych, ponieważ uważają, że powinni to zrobić lub odczuwają lęk przed odrzuceniem przez innych. Niestety bardzo często nie radzą sobie z emocjami i uciekają do ćwiartki czwartej.
Bardzo wiele osób ucieka przed wymagającymi i złożonymi zadaniami, które są również pracochłonne. Takie osoby bardzo często uciekają w „działania zastępcze”, które są iluzją ich produktywności. Tym samym marnują tylko czas, który mogliby spędzić bardziej efektywnie.
Długie oddawanie się pożeraczom czasu bardzo często prowadzi do obniżenia własnej wartości i poczucia straconego czasu.
W ramach matrycy Eisenhowera warto realizować sześć typów działań:
Matryce Eisenhowera można wykorzystywać na różne sposoby, lecz najpowszechniejsze są dwa z nich. Pierwszy sposób to ocena swojej produktywności wstecz. Warto na bieżąco spisywać wykonywane zadania, a później po tygodniu wpisać wszystkie działania do ćwiartek matrycy i sprawdzić, czy takie proporcje są odpowiednie.
Drugą powszechną praktyką jest wyznaczanie priorytetowych zadań na kilka dni lub tydzień. Warto w tym celu wpisać wszystkie zadania do odpowiednich ćwiartek. Dzięki temu wiadomo, którymi zadaniami należy zająć się w pierwszej kolejności.
Zdj. główne: Phil Desforges/unsplash.com
