Praca w otwartym biurze może mieć więcej wad, niż się wydaje. Wiąże się to z utratą prywatności spowodowaną usunięciem tak często widywanych w biurach przegród. Na szczęście jest kilka sposobów na to, żeby zminimalizować negatywne efekty otwartej przestrzeni i zapewnić dobrą atmosferę podczas pracy. W takim razie, jak można to zrobić?
Wykonywanie obowiązków pracowniczych w takiej przestrzeni daje bardziej bezpośredni dostęp do wszystkich współpracowników. Ma to oczywiście swoje zalety, takie jak szybka komunikacja i sprawne rozwiązywanie bieżących problemów. Jednak wiążą się z tym również i wady. W wielu przypadkach jest ich niestety więcej niż zalet. Które z minusów są najbardziej odczuwalne w trakcie pracy?
Pierwszym z nich – i prawdopodobnie najbardziej uciążliwym – jest wspomniany wcześniej brak prywatności. Następna kwestia to duży poziom hałasu. Wiele osób przebywających w tym samym miejscu generuje dźwięk, nawet poprzez ciche rozmowy, pisanie na klawiaturze czy przesuwanie krzesła lub rzeczy na biurku.
Kiedy starasz się skupić na swoim zadaniu, a obok Ciebie znajduje się osoba, która spożywa drugie śniadanie, pije kawę czy drukuje dokumenty, to może to przeszkadzać w skoncentrowaniu się. Szczególnie jeśli irytujące dźwięki powtarzają się co chwila.
Do minusów zalicza się też słaba cyrkulacja powietrza. Jeśli w jednym pomieszczeniu przebywa dużo osób, to – chcąc nie chcąc – nawet przy zamontowanej wentylacji jakość powietrza pozostawia wiele do życzenia. Unoszące się zapachy potrafią skutecznie odwrócić uwagę od pracy.
Na kilkanaście czy kilkadziesiąt osób w pomieszczeniu na pewno znajdzie się para, która nie czuje do siebie sympatii. O ile w standardowych warunkach nie jest to problem, w zwykłym biurze można zmienić pokój lub box, to w przestrzeni open space urasta to do dużej uciążliwości. Konflikt interpersonalny nie wpłynie na dobrą atmosferę w pracy.
Otwarta przestrzeń z wieloma pracownikami w środku musi wiązać się z powstawaniem zabrudzeń. Rozlana kawa, pozostawiony papierek czy resztki jedzenia skumulowane przez dużą liczbę osób mogą sprawić, że nawet regularnie czyszczone biuro open space po kilku godzinach nie będzie nadawać się do komfortowej pracy.
Pierwszym sposobem będzie ustalenie zasad przebywania w pomieszczeniu. Najlepiej zrobić to wspólnie, aby żaden z punktów znajdujących się w regulaminie nie przeszkadzał współpracownikom.
Ograniczenia mogą obejmować takie kwestie jak głośna muzyka, wydzielenie miejsca do spożywania posiłków, ustalenie tzw. cichych godzin, kiedy zabronione jest głośne rozmawianie na tematy niezwiązane z pracą.
Do tego powinno dojść też wydzielenie chociaż jednego pomieszczenia biura open space, gdzie pracownik będzie mógł liczyć na trochę prywatności. Dobrym rozwiązaniem są specjalne kabiny dźwiękoszczelne, do których można wejść i uporządkować myśli lub porozmawiać z ważnym klientem – telefonicznie lub osobiście.
Trzeba też zadbać o higienę. Nieraz zdarza się, że ze względu na małe odległości pomiędzy pracownikami jedna chora osoba zaraża w krótkim czasie resztę, na przykład grypą. Dlatego warto pozostawić dyspozytory z płynami dezynfekcyjnymi w często odwiedzanych przez pracowników miejscach albo umieścić paczki z darmowymi chusteczkami antybakteryjnymi.
Zdj. główne: Proxyclick Visitor Management System/unsplash.com
